Was ist ein VoIP-Telefon und wie funktioniert es?

Geschäftskommunikation durchläuft einen ständigen Wandel und noch vor Jahren nutzte man ausschließlich Sprachanrufe. Heute dagegen stehen Unternehmen Anrufe, Messaging, E-Mail, mobile Apps, Chat und Videokonferenzen zur internen und externen Kommunikation zur Verfügung, die sie auch täglich nutzen.

Diese Entwicklung in der Kommunikation verändert nicht nur das Verhalten von Mitarbeitern und Kunden, sondern auch die Hardware und Software, die dafür erforderlich sind. Hier kommt VoIP (Voice over Internet Protocol) ins Spiel. Dank VoIP-Telefonie können Unternehmen ihre veralteten, traditionellen Telefone durch ein komplettes, über das Internet betriebenes Kommunikationspaket ersetzen.

Wahrscheinlich hast du heute schon mehr als eine VoIP-gestützte App verwendet. Beispiele:

• Skype
• Google Hangouts
• Zoom
• WhatsApp
• Facebook Messenger

VoIP verändert die Welt der Kommunikation. Dank einfacher Einrichtung, niedriger Kosten und größerer Funktionalität ist VoIP eine Technologie für die Zukunft.

Im Folgenden beschäftigen wir uns ausführlich mit den Details von VoIP. Wir erklären, was VoIP ist, wie es funktioniert und warum du seine Verwendung in Betracht ziehen solltest.

VoIP-Telefon (Voice over IP) – Definition

VoIP steht für Voice over Internet Protocol (manchmal wird es auch als IP-Telefonie bezeichnet) und ist eine Technologie, mit der du Sprachanrufe über das Internet tätigen und empfangen kannst.

Traditionsgemäß kommunizierten Anrufer über das Telefonnetz (Public Switched Telephone Network, PSTN) oder das, was wir als Festnetz bezeichnen. VoIP sendet stattdessen Sprachkommunikation in Form von Datenpaketen über ein paketvermitteltes Netzwerk (bekannt als Internet oder Local Area Networks [LANs]).

Wer einen solchen Anruf tätigen möchte, benötigt nur ein Gerät, eine Internetverbindung, ein Mikrofon und VoIP. Herkömmliche Telefone, analoge Leitungen oder eine Leitungsübertragung sind nicht erforderlich. Ganz einfach, oder?

VoIP kann Anrufer über Handys, Tischtelefone („Hard Phones“), mobile Geräte und sogar Computer mit Headset-Mikrofonen („Softphones“) verbinden. Du kannst also mit neuer oder auch vorhandener Hardware kommunizieren.

Ganz gleich, ob du ein Callcenter erweitern oder neue Büros für dein Unternehmen einrichten möchtest, VoIP verbindet dich mit Teammitgliedern und Kunden, und das mit geringeren Kosten und mehr Funktionalität.

Was bedeutet VoIP-Telefon?

Als VoIP-Telefon bezeichnet man jedes VoIP-fähige Gerät, das Sprachdaten über das Internet übertragen kann. Ein VoIP-Telefon kann ein Mobilgerät, ein Desktop, ein Tablet, ein Webbrowser oder ein Tischtelefon sein.

VoIP-Telefone im Vergleich zu herkömmlichen Telefonen

Zwischen VoIP-Telefonen und herkömmlichen Telefonen bestehen etliche Unterschiede, obwohl sie einen relativ ähnlichen Zweck erfüllen. Hier sind die wichtigsten Unterschiede:

• Preis: Cloudbasierte VoIP-Anrufe sind billiger als Anrufe über herkömmliche Telefonleitungen. Dazu kommt, dass die meisten Kunden und Unternehmen bereits einen Internetzugang haben. Daher müssen, obgleich für VoIP zusätzliche Nutzungsgebühren anfallen, keine zusätzlichen Dienstleistungen gekauft werden.
• Funktionen: VoIP-Anbieter bieten verschiedene erweiterte Funktionen, die herkömmlichen Telefonen fehlen. Dazu gehören Auto-Attendants, Call Parking, Call Flipping, Echtzeitanalyse, Unternehmensintegrationen und mehr.
• Geräteflexibilität: Herkömmliche Telefone sind oft auf einen bestimmten physischen Standort beschränkt. Als VoIP-Telefon hingegen kann dein Desktop-PC, Tischtelefon oder mobiles Gerät für unterwegs dienen.
• Notdienste:VoIP-Telefonnummern sind standortunabhängig. Leitstellendisponenten wissen also nicht immer, wohin sie einen Rettungsdienst schicken sollen, es sei denn, die Informationen werden während eines Anrufs zur Verfügung gestellt. Daher sind herkömmliche Telefone ein zuverlässigeres System für Notrufe.
• Anrufqualität und -zuverlässigkeit: VoIP-Anrufe sind auf eine gute Internetverbindung angewiesen, die vor Jahren noch nicht überall geboten wurde. Heute steht uns an den meisten Standorten jedoch eine zuverlässige Bandbreite zur Verfügung. Daher stehen VoIP-Telefone in punco Zuverlässigkeit und Qualität herkömmlichen Telefonen in nichts mehr nach.
• Skalierbarkeit: Die Skalierung von VoIP-Telefonsystemen ist einfach – du kannst zusätzliche Leitungen und Lizenzen erwerben und die persönlichen Geräte deiner Mitarbeiter aktivieren. Die Skalierung herkömmlicher Telefone ist ein bisschen komplexer – du musst mehr Telefone und kabelgebundene Telefonleitungen kaufen, um deinem System mehr Benutzer hinzuzufügen.

Wie funktionieren VoIP-Telefone?

Grundsätzlich senden und empfangen VoIP-Telefone Anrufe über das Internet anstatt über herkömmliche Telefone und Leitungen. Hier wird die Funktionsweise von VoIP etwas ausführlicher beschrieben:

1. Dein VoIP-fähiges Gerät stellt mit einer zugewiesenen IP-Adresse eine Verbindung zum Internet her
2. Wenn du eine Telefonnummer wählst, baut dein VoIP-Dienst die Verbindung auf und beginnt mit dem Austausch von Datenpaketen über ein paketvermitteltes Netzwerk über Protokolle für die Medienbereitstellung wie SIP (Session Initiation Protocol)
3. Dein VoIP-Telefon wandelt dann diese Datenpakete in Sprache um, die du hören kannst.

Solltest du ein VoIP-Telefonsystem verwenden?

VoIP-Telefonsysteme bieten erhebliche Vorteile gegenüber herkömmlichen Festnetzsystemen, aber sie sind nicht für jeden geeignet. Im Folgenden findest du einige Vor- und Nachteile, die du vor einer Investition in dein System für die Unternehmenskommunikation berücksichtigen solltest:

Vorteile von VoIP-Telefonen

• Anrufweiterleitung: Du kannst Anrufe ganz einfach an ein VoIP-Telefon weiterleiten, unabhängig davon, wo das physische Netzwerk angeschlossen ist. So kannst du überall auf der Welt Anrufe entgegennehmen, solange du über eine zuverlässige Internetverbindung verfügst.
• Portierbare Nummern: Da VoIP-Nummern virtuell sind, kannst du sie überallhin mitnehmen. Das bedeutet, dass du überall auf der Welt dieselbe Nummer behalten kannst.
• Geringere Kosten: Da VoIP keine Investitionen in herkömmliche PBX-Systeme und Festnetzleitungen erfordert, kannst du beim Wechsel zu VoIP deine Telefonkosten erheblich senken. So genannte Plain Old Telephone Services (POTS) verursachen in deinem Unternehmen jeden Monat Kosten für jede Leitung. Bei VoIP sparst du hingegen Geld mit Pay-as-you-go-Preisen. Das gibt dir die Möglichkeit, ganz einfach je nach Anforderungen in beide Richtungen zu skalieren.
• Twilio Voice Insights: Analysiere die Anrufleistung, um Kundenprobleme schneller zu beheben und das Kommunikationserlebnis zu verbessern.
• Bessere Qualität: Dank der Weiterentwicklung des Internets ist es einfach und bequem, eine hochwertige Verbindung zu finden. Das Ergebnis sind gut verständliche Telefonate ohne spürbare Latenz, Verzögerung oder Aussetzer. Wenn du jedoch keine Verbindung hoher Qualität hast, kann VoIP zum Nachteil werden (mehr dazu später).
• Multichannel-Funktionalität: Mit SIP-Trunking kannst du SMS- und MMS-Funktionen über deine Telefonnummern bereitstellen, was das Senden von Text, Bildern und Videos ermöglicht und zu besseren Gesprächen führt.
• Sicherheit und Datenschutz: VoIP-Technologie kann Risiken für Sicherheit und Datenschutz durch Verschlüsselung und Verbesserungen beim Identitätsmanagement eliminieren.

VoIP hat zwar eine Reihe von Vorteilen, ist jedoch keineswegs perfekt. Es gibt einige Nachteile, die du berücksichtigen solltest.

Nachteile von VoIP-Telefonen

• Qualität abhängig von Internetverbindung: VoIP ist nur so zuverlässig wie deine Internetverbindung. VoIP erfordert zwar nicht allzu viel Bandbreite, doch für verzögerungsfreie Gespräche benötigst du eine geringe Latenz in deinem Netzwerk.
• Einschränkungen für Notdienste: Das Notrufsystem wurde mit Blick auf traditionelle Telefone eingerichtet. Wenn du den Notruf wählst, werden Ersthelfer über den festen Standort deines Festnetztelefons benachrichtigt. Aufgrund der Portabilität von VoIP-Nummern wird bei Wahl des Notrufs nur die Adresse übertragen, die du zum Zeitpunkt der Einrichtung angegeben hast – nicht dein aktueller Standort. Natürlich könntest du deinen Standort angeben, wenn du den Notruf tätigst, aber in einem Notfall ist das nicht immer möglich.
• Abhängigkeit von Stromversorgung: Wenn die Stromversorgung unterbrochen wird und du keine Backup-Lösung hast, funktionieren deine VoIP-Telefone nicht. Mit Festnetztelefonen kannst du ohne lokale Stromzufuhr Anrufe tätigen. Sie nutzen Strom, der von den Energieversorgern über das Festnetz bereitgestellt wird. Diese Unternehmen verfügen normalerweise über Backup-Generatoren für den Fall eines großflächigen Stromausfalls. Das Telefonieren ist daher weiterhin möglich.

Worauf du bei einem VoIP-Anbieter achten solltest

Nicht jeder VoIP-Anbieter bietet die richtigen Funktionen für dein Unternehmen. Bei einigen VoIP-Anbietern erhältst du nur zusätzliche Rufnummern und Funktionen für die Anrufweiterleitung. Andere hingegen bieten Funktionen für SMS-Aktivierung, Team-Messaging, Dateifreigabe und Anrufverwaltung.

Hier sind einige Punkte, die du bei der Suche nach dem richtigen VoIP-Anbieter berücksichtigen solltest:

• Preis: Kannst du dir die verschiedenen Preisstufen des VoIP-Anbieters leisten? Einige berechnen Gebühren für erweiterte Funktionen, während andere kostenlose internationale Anrufe an bestimmte Ziele anbieten. Prüfe dein Budget und bestimme, was du dir jetzt und im Falle der Skalierung leisten kannst.
• Skalierbarkeit: Überlege, wie hoch du skalieren willst, um dein Team und deinen Kundenstamm zu erweitern. Einige Systeme sind auf kleine Teams ausgerichtet, andere unterstützen große Unternehmen mit Hunderten oder Tausenden von Beschäftigten.
• Funktionen: Überlege, welche Funktionen du benötigst, um dein Team zu unterstützen und deinen Kunden ein erstklassiges Erlebnis zu bieten. Das könnten IVR-Systeme, mehrstufige Auto-Attendants, Call Parking, Videokonferenzen und (möglicherweise vor allem) APIs, SDKs und Integrationen sein.
• Kanalunterstützung: Welche Kanäle willst du für dein Unternehmen nutzen? Wenn du nur auf der Suche nach Sprachsystemen bist, kannst du preisgünstigere Optionen wählen. Wenn du jedoch SMS, Videokonferenzen, Team-Messaging, WhatsApp, Facebook und Live-Streaming nutzen möchtest, benötigst du einen VoIP-Anbieter, der erweiterte Funktionen bietet.

Erstellen eines VoIP-Systems mit Twilio

Sowohl Verbraucher als auch Unternehmen verabschieden sich von alter Festnetztechnologie zugunsten von schnurlosen und VoIP-fähigen Telefonen – die Gründe dafür liegen auf der Hand. Unternehmen, die diese Technologie heute einführen, sind für den Erfolg in den kommenden Jahren gerüstet und profitieren außerdem von all den VoIP-Vorteilen, die wir besprochen haben.

Mit flexiblen Preisoptionen für Voice ab nur 0,003 USD/Min. für eingehende Anrufe und 0,0095 USD/Min. für ausgehende Anrufe gibt es keinen Grund, den Wechsel noch länger hinauszuzögern. Bereit für den Einstieg? Wirf einen Blick auf alle unsere Voice-Apps ohne Code, die du in weniger als 5 Minuten erstellen kannst. Sieh dir außerdem an, wie du mit Twilio, 3CX und Python ein VoIP-System entwickeln kannst.